第一步：新参保人员须办理人员资源库数据登记
新增人员的用人单位需填报《人员资源数据登记表》，数据修改的填报《人员资源数据修改表》，加盖单位公章，并提供有效的身份证件。个人办理数据库登记及修改需提供：身份证或户口簿、护照、军官证等有效证件原件及复印件。
第二步：劳动合同备案
1、填报表格：填写《南京市就业登记人员花名册》一式两份并加盖公章。外地户口需办理《就业失业登记证》的，需填写《南京市就业登记人员备案表》一份并加盖单位公章。
2、提交资料：(1)新录用人员提供《就业失业登记证》、劳动合同；(2)应届大、中专毕业生(含研究生)提供《报到证》或《毕业生双向选择推荐表》、劳动合同；(3)复员转业军人等提供退伍安置协议、劳动合同；(4)非本市户籍人员需提供有效《暂住证》及二寸照片一张；(5)其他相关材料。以上材料均需原件。
第三步：办理参保(补缴)
1、填报表格：(1)单位新参保或补缴三个月以内的须填写《南京市城镇社会保险参保人员花名册》一式两份并加盖公章。补缴时间超过三个月的，另需填写《南京市社会保险补缴申请表》。(2)多重劳动关系者参加工伤保险须填写《南京市工伤保险参保人员花名册》。
2、提交资料：(1)补缴时间超过三个月的，须提供劳动合同原件、工资记账凭证原件及复印件等相关资料。(2)多重劳动关系者参加工伤保险须提供非全日制劳动合同和当月的工资报表原件及复印件并加盖原单位公章。(3)参加补充医疗保险的机关失业单位须提供公务员录取通知书、事业单位进人计划凭证、工资审批表等相关材料原件及复印件。(4)外国人参保须提供《外国人就业证》、《外国人专家证》、《外国人记者证》、《南京人才居住证》或《中华人民共和国永久居留证》之一，劳动合同原件及复印件。有互免协议的还须携带互免协议原件及复印件。
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