先将档案封皮贴上带有电脑可识别的条形码，再按严格的先后顺序将档案内的材料整理，最后用上平板扫描仪或高速扫描仪，将档案内容一一转化成影像材料……这是纸质档案数字化后工作人员的例行工作。今年北京人力社保局改变低效、繁琐的纸质化管理，借助浪潮电子档案解决方案为东城区和西城区档案构建电子化“新家”，将查档、电子婚育证明等业务办理时间从十几分钟缩短到2-3分钟，甚至几秒钟，提升为群众服务的效率。

　　又慢又占地儿，纸质档案的“窘境”

　　北京统计局数据显示，2013年年底在京流动人口达到758万，已经成为北京新增人口最主要的来源，与人口快速增长相伴而来的是档案管理的困难加剧。

　　“我们拥有大量纸质的历史数据，保存的时候需要做到防潮、防水处理，还需要占用大量的档案库房。2014年市人力社保局的财政预算表中，仅下属的劳服管理中心这一个部门开列的档案库房租赁费就是55万元。另外对于纸质档案业务的办理，群众体验也不好，去开个证明，通常都要等很久，好不容易等到档案被从档案库中提取出来，还得一页一页翻。”

　　北京市人力资源和社会保障局（以下简称北京人力社保局）负责人说，“要想提高效率，必须实现全面的电子化处理。另外，我国将在2015年全面推开电子婚育证明等业务，北京是首批实现的城市，这也是我们档案电子化处理的一个重要动力。”

　　浪潮电子档案方案为北京流动人口档案安“新家”

　　但是流动人口的档案电子化并非易事。

　　首先，档案电子化对存储设备的容量提出了高要求。历史的纸质数据是扫描成图片后进行存储的，如果每张纸的扫描图片按照2MB空间计算的话，每100万流动人口的存储空间是2TB。而一份档案包含数张至数十张不等，按一份10张计算，需要能支持20T以上的容量，加上做RAID的需求，就需要存储系统提供40T以上的空间。

　　其次，快速增长的数据对系统的扩展性要求很高。根据北京市统计局数据显示，从2004年到2013年的10年间本市常住人口增加了622.1万人，其中常住外来人口增加472.9万人。如果按照数据平均计算，本市常住人口每天增加1704人，常住外来人口每天增加1296人。也就是说，每年新增的档案数据有近50万份，每年新增及备份的存储空间需要20TB。

　　再者，档案要求永久保存，存储的可靠性必须保证。根据《中华人民共和国档案法》和《机关文件归档范围和文书档案保管期限规定》的要求，流动人口档案需要永久保存。不同于短期保存为十五年以下，也不同于长期保存的十六年至五十年左右，永久保存的要求需要存储介质更为可靠。

　　电子档案方案，打造流动人口档案“新家”

　　“电子档案建设是我们的重点工作，我们希望选择有较多项目经验的存储厂商，同时，解决方案要有较好的性价比，经过系统评估，浪潮提出的以AS500E和TL1000为核心的电子档案解决方案获得认可”，北京社保局负责人表示。